Boekenonderzoek
Departamento di Impuesto kan een bezoek brengen aan uw onderneming om een boekenonderzoek te gaan doen. U bent verplicht om mee te werken aan een boekenonderzoek. Dit houdt bijvoorbeeld in dat u volledige inzage moet geven in uw administratie.
Waarom een boekenonderzoek?
Departamento di Impuesto kan om diverse redenen een boekenonderzoek instellen. Het kan gaan om een periodiek onderzoek waarbij er vooraf geen specifieke vraagpunten zijn. Departamento di Impuesto kan ook een onderzoek instellen als het vermoeden bestaat dat de winst van de onderneming niet juist is vastgesteld of dat er te weinig loonbelasting en premies volksverzekering ( AOV/AWW en AZV ) of BBO wordt afgedragen. Soms gaat het ook om een onderdeel van een ingediende aangifte of jaarstukken.
Wat wordt gecontroleerd?
Bij een boekenonderzoek is de belastingaangifte het object van de controle. Het is het onderzoek van een aangifte aan de hand van uw administratie waarbij de controlerend ambtenaar tenminste één element van een aangifte en de administratie die daaraan ten grondslag ligt beoordeelt. De controlerend ambtenaar gaat hierbij na of uw administratie een goede vastlegging bevat van de werkelijke inkomsten en uitgaven van uw bedrijf. Daarvoor moet hij inzage krijgen in de volledige administratie van uw onderneming. Dat houdt dus in dat alle boeken en bescheiden ter beschikking gesteld moeten worden.
Wat behoort allemaal tot uw administratie?
Alle gegevens over uw onderneming die u of uw adviseur, op papier of in elektronische vorm vastlegt, behoren tot uw administratie. Bepaalde onderdelen van uw administratie worden aangemerkt als basisgegevens bijvoorbeeld:
- het kas- en bankboek
- het grootboek/ journaalbladen
- de debiteuren- en crediteurenadministratie
- de voorraadadministratie
- de in- en verkoopadministratie
- de loonadministratie (payroll, loonstaten en verzamelloonstaten)
- de kolommenbalansen inclusief de voorafgaande journaalposten en de aansluiting met de jaarstukken (brugstaten)
- de jaarstukken met bijlagen/ de accountantsrapporten
Naast deze basisgegevens zal vaak sprake zijn van overige gegevens. In het kader 'Zie ook' vindt u een link naar een lijst van deze overige gegevens.
Als u uw onderneming in de vorm van een N.V. drijft, behoren ook tot uw administratie:
- notulen van aandeelhoudersvergaderingen
- notulen van directievergaderingen
- managementletters
Hoe werkt een boekenonderzoek?
Aankondiging boekenonderzoek
De controlerend ambtenaar maakt een afspraak voor een boekenonderzoek met u als ondernemer. De afspraak wordt door middel van een brief aan u bevestigd. In deze brief staat ook het doel van de controle vermeld. Dat doel kan bijvoorbeeld zijn een volledige controle van de loonbelasting over een aantal jaren. Of een deelonderzoek naar de winstbelasting waarbij slechts een aantal elementen uit de aangifte winstbelasting aan de orde komen. Als van tevoren is aangekondigd welke periode of welke soort gegevens zullen worden gecontroleerd, dan moet de controlerend ambtenaar zich daaraan houden. De controle mag wel verder gaan dan aangekondigd als er tijdens het onderzoek bijvoorbeeld ernstige fouten worden geconstateerd. De aard en mate van de uitbreiding van het onderzoek worden ook door middel van een brief aan u medegedeeld.
U kunt uw accountant of belastingadviseur inlichten over het aangekondigde onderzoek. In de meeste gevallen ontkomt u er niet aan om uw accountant of belastingadviseur in te schakelen. Voorafgaand aan het onderzoek is er over het algemeen contact tussen de controlerend ambtenaar en uw accountant of belastingadviseur.
Start van het boekenonderzoek
Voordat de controlerend ambtenaar begint aan het onderzoek, moet hij zich legitimeren. U moet de controlerend ambtenaar een redelijke werkruimte aanbieden zodat hij op een verantwoorde manier zijn werk kan doen.
Iedere controle begint met een inleidend gesprek. Hierbij moet u als ondernemer aanwezig zijn. In dit gesprek zullen vragen over uw onderneming en uw administratie aan de orde komen. Vaak blijkt het handig te zijn als uw accountant/belastingadviseur ook bij dit inleidende gesprek aanwezig is. Om het onderzoek niet onnodig te vertragen, wordt van u verwacht dat bij de start van het onderzoek alle in de aankondigingsbrief opgevraagde administratie en bescheiden reeds beschikbaar zijn.
Tijdens het boekenonderzoek
Over het algemeen is het niet nodig dat u gedurende het volledige boekenonderzoek aanwezig bent. Als er tijdens de controle onduidelijkheden in uw administratie blijken te zitten, dan zal de controlerend ambtenaar deze eerst met u als ondernemer bespreken. Ook kan uw adviseur erbij betrokken worden. Indien de onduidelijkheden niet verklaard kunnen worden of er blijken onjuistheden in uw administratie te zitten, dan zal de controlerend ambtenaar correcties aanbrengen op de door u aangegeven winst of op de door u verschuldigde belasting.
Afsluiting van het boekenonderzoek
Het boekenonderzoek wordt afgesloten met een eindbespreking. Hierbij kan ook een aanslagregelend ambtenaar van Departamento di Impuesto bij aanwezig zijn. Het voordeel hiervan is dat er meteen beslissingen genomen kunnen worden waardoor eventuele bezwaarschriften voorkomen kunnen worden. Voor u betekent dit dat de afhandeling daardoor sneller en efficiënter zal gaan.
Na het boekenonderzoek
Naar aanleiding van het boekenonderzoek maakt de controlerend ambtenaar een controlerapport. Dit rapport geeft de uitkomsten weer van het uitgevoerde onderzoek en vermeldt de standpunten van Departamento di Impuesto. Hierin wordt omschreven wat gecontroleerd is en welke correcties eventueel zullen worden aangebracht. De opgenomen informatie heeft slechts tot doel de heffing en inning van belastingen te ondersteunen. Het rapport wordt slechts met dit oogmerk geschreven en is niet bedoeld voor andere doeleinden. Door middel van een aanbiedingsbrief ontvangt u een afschrift van het rapport.
Aan de hand van de bevindingen in het rapport stelt de Inspecteur de aanslag vast en worden er indien nodig naheffings- en/of navorderingsaanslagen opgelegd.
Als u het niet eens bent met de opgelegde aanslagen, kunt u in bezwaar gaan bij Departamento di Impuesto en/of in beroep gaan bij de Raad van Beroep voor belastingzaken.
Meewerken aan boekenonderzoek is verplicht
Als ondernemer bent u verplicht om mee te werken aan een controle door Departamento di Impuesto. Dit houdt in:
- U moet de controlerende medewerkers toegang geven tot de gebouwen waar de de onderneming is gevestigd.
- U moet alle gegevens en inlichtingen verstrekken die in het kader van de controle van belang kunnen zijn.
- U moet inzage geven in uw administratie en toestaan dat er afschriften van worden gemaakt; dit geldt ook als het gaat om belasting en premies van een ander dan uzelf.
Als u als ondernemer geen inzage geeft in uw administratie en dit na herhaald verzoek blijft weigeren dan zal de controlerend ambtenaar de winst of de verschuldigde belasting veelal berekenen op grond van schattingen.
Ook als u uw administratie niet hebt bewaard, zal de controlerend ambtenaar een schatting maken van de winst of de verschuldigde belasting. Het is dus ook in uw belang om uw volledige medewerking te geven aan een boekenonderzoek. Als u weigert om volledige medewerking te geven, dan loopt u de kans in de bezwaar - en/of beroepsprocedure geconfronteerd te worden met de
zogenoemde omkering van de bewijslast. Dit betekent dat de bewijslast niet alleen nu bij u komt te liggen, maar ook dat er sprake is van een verzwaring van deze bewijslast omdat u de juistheid van uw stellingen overtuigend moet aantonen.